SOP (Standard Operating Procedure)

• Standard Operating Procedure (SOP)

1. พนักงานรับจองห้องพักพบว่ามีห้องพักบางประเภทใกล้จะหมดแล้ว หรือขายหมดแล้วในบางวัน แจ้งให้ผู้จัดการแผนกรับจองห้องพักทราบในทันที -> Reservation Officer
2. ผู้จัดการแผนกรับจองห้องพักพิมพ์รายงานของ Room Allotment ที่เหลืออยู่ของวันนั้น -> Reservation Manager
3. ตรวจสอบ Room Allotment ของห้องที่พนักงานรับจองแจ้งว่าเต็ม ว่ายังเหลือ Room Allotment ของ Travel Agent รายใดเหลืออยู่บ้าง -> Reservation Manager
4. แจ้งฝ่ายบริหารให้รับทราบสถานการณ์ และขออนุมัติขอปิด Room Allotment ของ Travel Agent ใน Morning Brief หรือทำเป็น Internal Memo โดยดำเนินการล่วงหน้าประมาณ 7 วันก่อนที่การปิด Room Allotment จะมีผล -> Reservation Manager
5. แจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวของ อาทิ Sales Co-Ordinator, Sales Persons ได้รับทราบ (Travel Agent บางรายอาจจะติดต่อกลับมาสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม) -> Reservation Manager
6. ในกรณีที่ไม่ได้ปิด Room Allotment ของ Travel Agent ทุกรายในทันทีทันใดพร้อมกันทั้งหมด แต่เลือกปิดเฉพาะบางราย Director of Sales & Marketing ควรต้องพิจารณาลำดับความสำคัญ และลำดับการปิด Room Allotment ของ Travel Agent แต่ละรายตามความเหมาะสม -> Director of Sales & Marketing
7. ส่งอีเมล์ไปแจ้ง Travel Agent ที่ยังมี Room Allotment ของห้องพักประเภทนั้นเหลืออยู่เพื่อขอปิด (Close Out) Room Allotment ที่เหลืออยู่ (สำหรับ Travel Agent บางราย ที่ขายห้องพักดังกล่าวออกไปหมดแล้ว หรือ เลยวัน Release/Cut-off Date ไปแล้วก็ไม่จำเป็นต้องส่งอีเมล์ไปขอปิดเพราะไม่ได้ประโยชน์อะไร) โดยส่งอีเมล์ไปหาผู้ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับ Room Allotment โดยตรง (ไม่ใช่ส่งไปถึง Main Contact Person ที่ระบุไว้ใน Contract) -> Reservation Manager
8. ในกรณีที่ Reservation Manager ไม่สามารถขอปิด Room Allotment ของ Travel Agent บางรายได้ด้วยตนเอง ให้แจ้งพนักงานขายที่รับผิดชอบดูแล Travel Agent นั้นช่วยดำเนินการให้เฉพาะราย -> Reservation Manager
9. พนักงานขายติดต่อกับทาง Travel Agent เพื่อเจรจาขอปิด Room Allotment -> Sales Person
10. รอรับการตอบกลับจาก Travel Agent เพื่อยืนยันการปิด Room Allotment และการรายงานการจองห้องพักที่เหลือจาก Travel Agent (มี Travel Agent บางรายรับจองไว้แล้ว แต่ไม่รายงานการจองให้ทางโรงแรมได้รับทราบในทันที เพราะอาจจะมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง) -> Reservation Manager
11. พิมพ์เอกสารที่ Travel Agent ส่งตอบกลับมายืนยันการปิด Room Allotment เก็บใส่ Master File ของ Travel Agent นั้น เก็บไว้ที่แผนก Reservation เพื่อใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงในกรณีที่มีปัญหาตามมาในภายหลัง -> Reservation Manager
12. ปิด Room Allotment ที่เหลือของ Travel Agent ที่ตอบกลับมาแล้วในระบบ PMS -> Reservation Manager
13. รายงานให้ฝ่ายบริหารได้รับทราบถึงการดำเนินการ -> Reservation Manager
14. ในกรณีที่ทาง Travel Agent แจ้งเปลี่ยนแปลงรายชื่อผู้ติดต่อเกี่ยวกับการขอปิด Room Allotment กลับมา Reservation Manager ต้องทำการ Update รายชื่อผู้ติดต่อนั้นทันที และจัดพิมพ์เอกสารนั้นใน Master File ของ Travel Agent -> Reservation Manager

ผู้ที่เกี่ยวข้องกับ SOP นี้

หมายเหตุ : การเปลี่ยนแปลงแก้ไขใดๆ เกี่ยวกับ SOP นี้ ต้องดำเนินการโดยผู้ที่รับผิดชอบ SOP นี้ โดยได้รับความเห็นชอบร่วมกันจากผู้ที่เกี่ยวข้อง และได้รับการอนุมัติจาก General Manager เสียก่อนจึงจะนำไปใช้ได้